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役職員等の個人情報の取扱い PRIVACY POLICY

役職員等の個人情報の取扱いに関するプライバシーポリシー

当社は、当社の役員及び従業員(以下総称して「在職者」といいます。)、当社採用応募者、退任者及び退職者(以下これらの方を総称して「役職員等」といいます。)から受領した個人情報及び特定個人情報について、「個人情報の保護に関する法律」(以下「個人情報保護法」といいます。)、「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」(以下「番号利用法」といいます。)、当社が定める「個人情報保護規程」その他の規範を遵守し、以下の通り適正に取り扱います。

なお、本プライバシーポリシーは予告なしに変更されることがあります。

 

1.役職員等の個人情報の利用目的

当社は、以下の目的のために、役職員等の個人情報を取得、保有、利用します。
(※)が付された個人情報については、保有個人データとして、当社に対して利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加または削除、利用の停止、消去および第三者への提供の停止、および第三者提供に関する記録(以下「第三者提供記録」という)の開示のご請求をおこなうことができます。
また、当社は、業務を円滑に進めるため、業務の一部を委託し、業務委託先に対して必要な範囲内で個人情報を提供することがありますが、この場合、当社は当該委託先との間で個人情報の取扱いに関する契約の締結をはじめ、適切な監督を実施します。

個人情報の種類 目的

採用応募者情報※

弊社が必要とする人材の採用判断のため

在職者情報※

人事評価、労務管理、給与支給、各種控除等の社員管理業務、人事戦略、
業務戦略および各種社内連絡・通知等を行うため

退任者及び退職者情報※

人事管理業務および業務連絡、事業活動上必要な手続きを行うため

2.個人情報の共同利用について

【役職員等の個人情報のグループ会社間における共同利用について】
当社は、当社が取得した役員及び従業員(退任者及び退職者を含みます。)の個人情報を共同利用する場合があります。

共同して利用される個人情報の項目
  • 氏名、性別、生年月日、連絡先(住所、電話番号、メールアドレス等)、社員番号等個別に付与された識別番号、所属、役職、グレード、職歴、異動歴、職務権限に関する情報、家族の情報その他の従業員の属性に関する情報(但し、特定個人情報は含みません。)
  • 人事考課、表彰、懲戒、給与、賞与、退職手当、企業年金、社会保険、勤務状況、各種慶弔に関する情報その他の人事管理及び福利厚生に関する情報
  • 教育・研修受講歴、保有資格、各種アセスメントの結果その他の従業員の能力に関する情報
  • その他、人事・経営業務管理上取得・保有する情報
共同して利用する者の範囲 当社の親会社、子会社、関連会社及び当社の親会社の子会社、関連会社(これらを総称して以下「当社グループ」といいます。)、当社と出向契約を締結した会社、健康保険組合。
共同して利用する者の利用目的

雇用管理(取締役についてはこれに準じた管理)及び人事関連事務処理等の各種手続き並びに取締役及び従業員の健康管理及び適正な就業環境の確保の目的に必要な範囲内で共同利用します。具体的には次の目的を含みます。なお、当社が定めるプライバシーポリシーにおける従業員の個人情報の利用目的の範囲を超えて利用することはありません。

  • 適正な人事考課の実施
  • 当社グループ内での人事異動等による人材の適正な配置の実施
  • 当社グループに所属する人材の発掘、育成及び教育研修機会の提供
  • 個人情報を解析又は分析したデータによる人事制度、人事関連の諸施策及び人事方針の策定
  • 当社グループの人事制度、人事関連の諸施策及び人事方針を策定し、またはこれらに関する事項を公表する際に必要な統計データの作成
共同して利用する個人情報の管理について責任を有する者の氏名または名称

株式会社EPARK 

住所:東京都港区芝浦四丁目16-25 安全ビル

代表取締役社長 押切 孝平
取得方法
  • ウェブ画面上での入力
  • 書面での当社への提出
お問い合わせ

本項における共同利用に関するお問い合わせについては、当社の人事部にて受け付けております。なお、お問合せの際は氏名とお問合せ内容をメール本文に記載の上、以下のメールアドレスにお送り下さい。

お問合せ専用メールアドレス
epark_jinji@epark.co.jp

3.第三者への開示・提供

当社は、役職員等の個人情報を、当該役職員等ご本人の同意なしに、業務委託先及び共同利用者以外の第三者に開示、提供することはありません。ただし、法令に基づく場合その他個人情報保護法に定める場合は、この限りではありません。

4.保有個人データの安全管理のために講じた措置

(1) 基本方針の策定
当社は、個人情報保護法およびJIS Q 15001に基づき、個人データの適正な管理を実施することを目的に、個人情報保護方針を策定しております。

(2) 個人データの取扱いに係る規律の整備
個人データの取扱方法や、責任者およびその任務等について、個人情報保護方針に基づく内部規程を策定しております。

(3) 組織的安全管理措置
個人情報保護マネジメントシステムにおいて、個人データを取り扱う従業者および取り扱う個人データの範囲を明確化し、法や取扱規程に違反している事実または兆候を把握した場合の報告連絡体制を整備しております。
また、内部監査等により、規程類の遵守状況の実態を適宜確認し、違反事項が発見された場合は、是正措置を講じます。

(4) 人的安全管理措置
従業員等に個人情報保護に関する教育を実施し、法や社内規定等の周知徹底を図っています。
また個人データの秘密保持に関する誓約書を従業員等より取得しております。

(5) 物理的安全管理措置
事業所内の入退室管理を実施し、権限を有しない者による出入りを防止する措置を実施しています。
また、個人データを移送する際には、盗難または紛失等を防止する措置を講じております。

(6) 技術的安全管理措置
個人情報データベース等にアクセスできる人員を制御するとともに、情報システムを外部からの不正アクセス、マルウェア等から保護する仕組みを導入しています。

5.個人情報の開示等の請求について

当社は、保有している役職員等の個人情報に関して、従業員等ご本人から、自らまたはその代理人をして、所定の手続きを利用して開示・訂正・削除・利用停止・消去・第三者提供の停止・(以下「開示等」といいます)の請求があった場合には、合理的な期間および範囲で対応いたします。なお、法令により開示の申し出には応じられない場合があります。また、当社が第三者提供を行う場合は、第三者提供記録についても開示を求めることができます。

また、労働基準法等、法令に基づき保有しております役職員等の個人情報については、利用停止または消去のお申し出には応じられない場合があります。

6.開示等の受付方法・窓口

当社の保有している役職員等の個人情報等に関する、上記のお申し出及び役職員等の個人情報に関するお問い合わせは、以下の方法にて受け付けます。なお、この受付方法によらない開示等の求めには応じられない場合がありますので、ご了承ください。

(1)受付手続
下記の宛先に電話でお申込ください。受付手続についての詳細は、お申し出いただいた際にご案内申し上げますが、下記の窓口及び方法によりご本人様(または代理人)であることの確認をしたうえで、原則としてご希望がなければ電子データで回答いたします。また、お申し出内容によっては、当社所定の申し込み書面をご提出いただく場合があります。

≪受付の方法・窓口≫

株式会社EPARK

個人情報取扱い窓口:個人情報保護管理者 内部統制部 統括部長

問い合わせ方法:https://epark.co.jp/contact

受付時間:10:00~12:00/13:00~17:30

※土日祝および会社が定める休日(夏季休暇、年末年始休暇など)を除きます。

【開示手続き申込み書のダウンロード】
記入方法と開示手続きの注意点も記載されていますので、よくお読みのうえ、申請をお願い致します。
開示手続き申込み書のダウンロード(約213 KB)

【Acrobat Readerのダウンロード】
PDFをご覧いただくためにはAcrobat Readerが必要となります。
Adobe Readerのダウンロードはこちらから


≪本人確認の方法≫

■ご本人様からのお申込みの場合
○電話口での確認方法
氏名、住所、電話番号、生年月日などの当社にご登録の情報を確認
○申込み書面をご提出いただく際に同封いただくもの
運転免許書、パスポート、健康保険の被保険者証、外国人登録証の写しのいずれか1つと現住所を確認できる書類(住民票の写し、公共料金の請求書など)

■代理人からのお申込みの場合
○申込み書面をご提出いただく際に同封いただくもの
<未成年者または成年被後見人の法定代理人の場合>
・法定代理権を証する書類
・代理人の運転免許証、パスポート、健康保険の被保険者証、在留カードの写しのいずれか1つ
<本人の委任を受けた任意代理人の場合>
・委任状(本人の実印を押印したもの)
・本人の印鑑証明書
・代理人の運転免許証、パスポート、健康保険の被保険者証、在留カードの写しのいずれか1つ

尚、ご提出いただいた証明書類などにつきましては返却いたしません。

(2)手数料
利用目的の通知または開示請求に対し、郵送の方法により回答した場合は、1回の請求につき、返信のための郵送費をご負担いただきます。請求書類の郵送時に、返送郵送費相当の郵便定額小為替を同封ください。尚、過分にいただいた場合、差額は返却いたしませんのでご了承ください。

【苦情・相談窓口】

株式会社EPARK
住所:東京都港区芝浦四丁目16-25 安全ビル
※保有個人データの取扱い及び安全管理のために講じた措置に関するお問い合わせ窓口
個人情報取扱い窓口:個人情報保護管理者 内部統制部 統括部長
お問い合わせ先:https://epark.co.jp/contact
受付時間:10:00~12:00/13:00~17:30
※土日祝および会社が定める休日(夏季休暇、年末年始休暇など)を除きます。

認定個人情報保護団体の名称および苦情の解決の申出先
認定個人情報保護団体の名称:一般財団法人日本情報経済社会推進協会
苦情の解決の申出先:認定個人情報保護団体事務局
住所:〒106-0032 東京都港区六本木一丁目9番9号 六本木ファーストビル内
電話:03-5860-7565 / 0120-700-779(無料)

2024年2月21日制定
2024年2月21日施行
2024年5月8日最終改定